Automatisch starten

Ein Workflow muss nicht von Hand starten. Auslöser starten ihn zu festen Zeiten oder sobald eine neue Datei in einem Ordner liegt.

Die Auslöser

Auslöser	Startet	Was als Eingabe ankommt
Von Hand	wenn du Ausführen klickst, über den Launcher oder Starten im Dashboard	der Text aus dem Eingabefeld
Zeitplan	zu festen Zeiten	Zeitpunkt des Starts und ob er nachgeholt wurde
Ordner überwachen	für jede neue Datei in einem Ordner	Pfad, Name, Endung, Ordner, Größe und Änderungszeit der Datei

Ein Workflow kann mehrere Auslöser haben, etwa Von Hand zum Testen und Zeitplan für den Alltag. Jeder Auslöser startet den Ablauf an seiner Stelle. Ziehe ihn aus der Palette unter Auslöser auf die Fläche und verbinde ihn wie jeden anderen Schritt.

Der Schalter „Aktiv“

Zeitplan und Ordner-Überwachung arbeiten nur, wenn der Workflow aktiv ist. Den Schalter findest du in der Übersicht der Workflows und oben im Editor.

• Neue und importierte Workflows sind zunächst inaktiv.
• Von Hand starten geht immer, auch bei inaktiven Workflows.
• Hat ein aktiver Workflow ein Problem, das einen Lauf verhindert, ist er pausiert, bis du es behebst.

Das Dashboard zeigt unter Als Nächstes geplant, welche aktiven Workflows wann starten.

kalyptiq muss laufen

Auslöser arbeiten nur, solange kalyptiq läuft, auch im Hintergrund. Schalte unter Einstellungen › Launcher und Hintergrund die Option Mit Windows starten ein, damit kalyptiq nach dem Anmelden von selbst bereit ist.

Zeitplan einrichten

1. Ziehe den Auslöser Zeitplan auf die Fläche und verbinde ihn mit dem ersten Schritt.

2. Wähle unter Wann: Alle … Minuten, Täglich oder Wöchentlich. Je nach Wahl trägst du Minuten, Uhrzeit und Wochentage ein.

3. Lege unter Verpasste Zeitpunkte fest, was passiert, wenn kalyptiq zur geplanten Zeit nicht lief: Einmal nachholen oder Auslassen.

4. Speichere und stelle den Workflow auf Aktiv.

Die Zeiten gelten in der Ortszeit deines Rechners.

Einen Ordner überwachen

1. Ziehe den Auslöser Ordner überwachen auf die Fläche und wähle mit Durchsuchen … den Ordner. Er muss schon existieren.

2. Gib bei Muster an, welche Dateien zählen, zum Beispiel *.pdf oder *.pdf;*.docx.

3. Wähle, ob auch Unterordner einbezogen werden und ob bei Neuen Dateien oder auch bei Neuen und geänderten Dateien ausgelöst wird.

4. Mit Vorhandene Dateien beim ersten Einschalten verarbeiten entscheidest du, ob Dateien, die schon im Ordner liegen, beim ersten Einschalten mitgenommen werden.

5. Speichere und stelle den Workflow auf Aktiv.

Im Workflow erreichst du die Datei über die Eingabe, zum Beispiel ihren Pfad für Datei lesen. Dateien, die ankommen, während kalyptiq nicht läuft, holt der Auslöser beim nächsten Start nach.

Tipp

Verschiebe verarbeitete Dateien am Ende mit Datei verwalten in einen anderen Ordner, zum Beispiel Archiv. So bleibt der überwachte Ordner übersichtlich, und du siehst auf einen Blick, was noch offen ist.

Wenn viel auf einmal kommt

Je Workflow arbeitet immer nur ein ausgelöster Lauf. Weitere warten in einer Schlange und starten nacheinander, bis zu 100. Läufe von Hand warten nie, sie starten sofort.